Shitsuke (Disciplina, Hábito)

Durante varios encuentros hemos recorrido las características principales del sistema de trabajo conocido como las 5 “S”. Como vimos, es un método simple pero, bien aplicado, implica un profundo impacto en la vida personal y organizacional.

Hoy nos toca hablar de la última de las “S” la que llamamos “Disciplina”, HÁBITO o, según el término original japonés, SHITSUKE. Al igual que la cuarta S, SHITSUKE no consiste en implementar nuevas actividades sino en mantener las anteriores habiéndolas incorporado de tal forma a lo cotidiano que podemos decir que ya son parte de nuestra manera de trabajar. Por eso lo traducimos como hábito. Consiste en tener el hábito de implementar permanente y correctamente los procedimientos apropiados.

Al desarrollar la Quinta S podemos decir que estamos desarrollando una nueva disciplina de trabajo que consiste en aplicar coherente y sistemáticamente las actividades anteriores.
Cambiamos no por el mero hecho de cambiar, sino porque descubrimos que al hacerlo nuestro trabajo se simplifica, nuestro tiempo se aprovecha mejor y los resultados que obtenemos son de mejor calidad. Pero sobre todo porque al desarrollar estas nuevas prácticas encontramos que nuestro “estar-en-la-empresa” cambia volviéndose más agradable y menos tenso, más efectivo y menos aburrido.

Mediante el desarrollo del Shitsuke o Hábito logramos que las personas adquieran una fuerte conciencia con relación a los estándares de efectividad organizacional que se traducen en una mejora sistemática de las 6 Estrategias claves de una fábrica efectiva:

• Productividad
• Calidad
• Costos
• Delivery
• Seguridad y Medio Ambiente
• Moral o Satisfacción en el trabajo

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de la quinta S en una frase:

El hábito te hace o te deshace.

Las Cinco “S” transforman de tal manera a las personas y al entorno de trabajo que ahora la empresa es un lugar que nos enorgullece mostrar porque hemos sido capaces de crear la armonía entre el cumplimiento de objetivos y el bienestar de los que la habitan.

Seiketsu (Estandarización)

Consiste básicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido desarrollando hasta ahora. Más que una actividad es una condición o estado permanente.
Una fábrica, una oficina, un taller o un escritorio en los que se mantienen las tres primeras “S” son lugares limpios, agradables y seguros. Por ello necesitamos encontrar el modo de mantenerlos en condiciones óptimas
Existe una diferencia importante entre la 3 y la 4 “S”. El fundamento de la Limpieza es barrer y lavar. ¿Qué cosa? Todo. Incluido el equipamiento disponible en el área. El fundamento de la Limpieza Estandarizada es lograr que las fuentes de suciedad desaparezcan. Esto se logra aplicando diariamente cada una de las “S” y yendo más allá de la mera limpieza. Habíamos visto que limpieza es inspección. Limpieza estandarizada es prevención.

Para poder aplicar exitosamente este paso se debe trabajar en 3 puntos fundamentales:

• Asignar responsabilidades


• Integrar las 5S a las actividades diarias


• Verificar el mantenimiento y avance de las condiciones

Es esencial para avanzar adecuadamente en la implementación del programa que cada participante conozca cuales son sus responsabilidades. Esto implica detallar claramente qué debe hacer quién, cuándo, dónde y cómo hacerlo.

Finalmente, y para asegurar un adecuado desarrollo del SEIKETSU, se requiere verificar el mantenimiento cotidiano de las condiciones a través de seguimientos sistemáticos. No sólo es necesario implementar las actividades de Organización, Orden y Limpieza, sino también chequear la efectividad de las decisiones tomadas para ver si contribuyen o no al objetivo de cero suciedad.

Finalmente debemos aplicar SEIKETSU en las personas. Esto conlleva cuidar la buena apariencia y el buen estado físico y psíquico de cada uno de los integrantes del área. Para lograrlo no sólo debemos asegurar la ropa y los elementos de seguridad adecuados sino que también debemos propiciar una alimentación equilibrada y un desarrollo integral del ser humano. Las 5 “S” más que cualquier otra metodología tiene bien claro que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal.

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de la cuarta S en una frase:

Personas y Máquinas en buenas condiciones.

Seiso (Limpieza)

Hemos desarrollado la primera y la segunda “S” de la efectividad organizacional. Son Cinco claves de mejora continua cuyos resultados sobresalientes se vienen mostrando desde hace 30 años. En la primera “S” SEIRI hemos separado aquello que no es necesario para las operaciones cotidianas y luego al aplicar SEITON hemos comenzado a ordenar el resto de manera tal de facilitar el uso y la ubicación de los elementos.

Ahora llega el momento de desarrollar la tercera estrategia denominada SEISO. Se traduce como Limpieza pero es más que limpiar. Consiste en combatir las fuentes de suciedad de forma tal que desaparezcan las causas que producen el deterioro o el mal hábitat de trabajo. En una madura implementación de este fantástico sistema de gestión la limpieza SEISO consiste básicamente en :

Limpiar todo y mantener las cosas en orden.
Desobstruir las cosas y las personas.
Restablecer las condiciones básicas.

La limpieza puede jugar una parte importante para ayudar a la eficiencia y la seguridad en el trabajo. Está también ligada con la moral de los empleados y su actitud hacia las mejoras.

Las fábricas que no desarrollan la Limpieza desde una lógica SEISO sufren los siguientes tipos de problemas:

• Los defectos son menos obvios en las fábricas sucias y desordenadas.
  Las ventanas están tan sucias que muy poca luz del sol se filtra por ellas. Ello perjudica a la moral y a la eficiencia en el trabajo.
  Charcos de aceite y agua causan resbalones y accidentes.
  Las máquinas no reciben suficientes chequeos de mantenimiento y tienden a averiarse frecuentemente. Esto conduce a retrasos en las entregas.
  Las máquinas que no reciben mantenimiento suficiente tienden a operar incorrectamente a veces, lo que puede ser peligroso.
  Las limaduras de corte pueden mezclarse en los procesos de producción y ensamble con el consecuente resultado de mayores defectos.

La clave de esta "S" consiste en crear un ambiente de trabajo saludable ya que la Limpieza alivia el estrés y la fatiga mejorando los resultados operacionales en forma consistente. Dado que como principio metodológico no está asociado al trabajo con máquinas esto muestra la aplicabilidad del sistema a cualquier tipo de empresas de todo tamaño y sector.

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de esta tercera S en una frase:

La Limpieza es inspección.

Seiton (Orden, Organizar)

Tal vez nos resulten familiares situaciones tales como no encontrar la llave de un armario donde tenemos los papeles que necesitamos, o encontrar en nuestros cofres todo tipo de herramientas menos la que necesitamos de urgencia para reparar la máquina averiada. Tal vez es común enviar a otra persona a buscar algo y esperar muchísimo tiempo para que finalmente vuelva sin lo solicitado.

El Orden implica acomodar los elementos necesarios de modo que se facilite su uso, e identificarlos para que cualquiera pueda encontrarlos y utilizarlos si los necesita. El Orden debe practicarse siempre en paralelo con la primera S: la Organización.

¿Cuál es la contribución de esta segunda etapa?

Principalmente la de eliminar muchas pérdidas, sobre todo de tiempo en la búsqueda de elementos o datos.

Entre las pérdidas que se buscan combatir se encuentran:

» Pérdidas de tiempo por movimientos innecesarios,

» Pérdidas de tiempo por búsquedas de elementos que no se encuentran,

» Pérdidas de energía de las personas por movimientos que podrían simplificarse

» Pérdidas por exceso de stocks

» Pérdidas por productos defectuosos utilizados al no haber sido adecuadamente identificados

» Pérdidas por condiciones inseguras que proporcionan accidentes fácilmente evitables.

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de esta segunda S en una frase conocida:

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Seiri (Clasificación)

Para entender de qué se trata el siguiente principio: Clasificar, significa que en cada área de trabajo se deje “sólo lo que se necesita, en la cantidad que se necesita, y sólo cuando se necesita”. Significa organizar los modos de situar y mantener las cosas necesarias de modo que cualquiera pueda encontrarlas y usarlas fácilmente. Como podemos ver, la primera “S” no implica solamente deshacerse de los elementos que estamos seguros que no vamos a necesitar nunca. Tampoco significa ordenar las cosas en estantes correctamente alineados. En realidad, la primera “S” nos permite crear un entorno familiar o de trabajo, grupal o personal en el que el espacio, el tiempo, el dinero, la energía y otros recursos pueden gestionarse y usarse más efectivamente.

¿Qué sucede cuando no clasificamos adecuadamente?

• El entorno tiende a estar crecientemente desordenado dificultando el trabajo.
  Estantes, cajones y armarios sirven para almacenar cosas innecesarias.
  Se desperdicia tiempo buscando aquello que es verdaderamente necesario.

Los Beneficios de aplicar Seiri son concretos:

• Mejor aprovechamiento del espacio físicoDramática reducción de desperdicios
  Incremento de objetos cedidos y aprovechados por otros usuarios
  Mejor utilización de los recursos.

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de esta primera S en una frase conocida:

“Cuando menos es más”

Las 5 S's

El resultado que se obtiene de la implementación de las 5 “S” es la creación de lugares de trabajo más limpios y seguros que permitan hacer la labor diaria más simple y satisfactoria.
Las 5 “S” producen por sí mismas cambios que hacen más efectivos los procesos y facilitan la implantación y desarrollo eficiente de otras importantes mejoras, tanto en el proceso de fabricación como en la prestación de servicios, tales como el just in time o los sistemas de gestión industrial.